L’entreprise est tenue de classer et d’archiver des documents comptables (tel que le grand livre, les livres journaux, le livre d’inventaire, le bilan…) afin de retouver facilement les pièces comptables si un contrôle a lieu.

Classement

Les pièces comptables doivent être numérotées avant le classement afin de facilité les recherches.

Ces pièces peuvent être ainsi classées par numéro, ordre chronologique ou alphabétique.

Les documents comptables doivent être rangés en fonction de leur nature (par exemple frais généraux, achat de marchandise, banque…) par ordre alphabétique et chronologique (la pièce la plus récente devant se trouver au dessus).

Archivage et délai de conservation

Selon le code du commerce, la durée d’archivage dépend de la pièce comptable.

A conserver au minimum 5 ans

  • le livre de paie ;
  • les pièces comptables liées au traitement et salaire (carte de pointage, décompte des commissions…) ;
  • le reçu pour solde de tout compte ;
  • le double du certificat de travail…

A conserver au minimum 10 ans

  • les bulletins de salaires ;
  • le livre journal ;
  • le livre inventaire ;
  • les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe)
  • le grand livre ;
  • les relevés bancaires ;
  • les talons de chèque…

A conserver à vie

  • les dossiers d’accident de travail ou de maladie professionnelle.

Cependant pour une action en droit civil, la durée légale de conservation des documents comptables est de 30 ans.

Pour les documents enregistrés sous forme informatique, l’entreprise doit les conserver en l’état les 3 premières années et sur n’importe quel support (disque dur, disquette…) dur

Capturé par MemoWeb à partir de http://www.memocompta.fr/comptabilite/classement-archivage/  le 18/04/2013